Préparer et envoyer votre premier devis

Avec ProxiFrance, vous préparez vos devis en ligne, vous les envoyez par email à vos clients, et ils les acceptent ou les refusent depuis un lien. Les devis sont illimités dans les formules Starter et Pro. Voici comment envoyer le premier.

Avant le premier envoi : vos informations légales

Un devis doit comporter les informations de votre entreprise. Vous les saisissez une seule fois.

Ouvrez Devis dans le menu, puis cliquez sur Mes informations légales.
Remplissez chaque section :
- Entreprise : raison sociale ou nom de l'entrepreneur, forme juridique (et capital social pour une société) ;
- Adresse du siège, Téléphone et Email affiché sur les devis ;
- Immatriculation (par exemple « RM 123 456 789 — CMA Rhône » ou « RCS Lyon 123 456 789 ») ;
- TVA : franchise de TVA, ou votre numéro de TVA intracommunautaire ;
- Assurance professionnelle : nom de l'assureur, ses coordonnées et la couverture géographique ;
- Médiateur de la consommation : son nom et son site web, obligatoires pour vos clients particuliers.
Dans Numérotation des devis, vous pouvez choisir un Préfixe et le Numéro du prochain devis, pour continuer la numérotation de votre ancien logiciel.
Cliquez sur Enregistrer.

Votre numéro SIRET se renseigne à part, dans Paramètres, onglet Mon entreprise.

Tant que ces informations sont incomplètes, un bandeau orange vous le rappelle : vous pouvez préparer des brouillons, mais pas encore les envoyer.

Gagner du temps : votre catalogue de prestations

Si vous facturez souvent les mêmes lignes (main d'œuvre, déplacement, fournitures courantes), enregistrez-les une fois dans votre catalogue : vous n'aurez plus à les retaper dans chaque devis.

Dans Devis, cliquez sur Mes prestations.
Cliquez sur Nouvelle prestation et renseignez la Désignation, l'Unité, le Prix unitaire HT (€) et la TVA.
Cliquez sur Enregistrer. Recommencez pour chaque prestation habituelle (jusqu'à 200).

Vous pouvez ensuite les retrouver avec la recherche, les modifier avec le crayon ou les supprimer. Modifier une prestation ne change jamais un devis déjà préparé : la ligne y a été recopiée telle quelle.

Si vous êtes en franchise de TVA, la TVA n'est pas demandée et le prix s'appelle simplement Prix unitaire.

Préparer le devis

Dans Devis, cliquez sur Nouveau devis. Le formulaire se remplit de haut en bas :

Client : particulier ou professionnel, nom, Email, Téléphone (facultatif) et Adresse du client. Si le chantier est ailleurs, décochez Les travaux ont lieu à l'adresse du client et indiquez l'Adresse du chantier.
Travaux : l'Objet des travaux, le Début prévu des travaux et la Durée estimée.
Détail des prestations et fournitures : une ligne par prestation, avec la désignation, la Quantité, l'Unité, le Prix unitaire HT (€) et le taux de TVA. Cliquez sur Ajouter une ligne pour en créer d'autres, ou sur Ajouter depuis mon catalogue : cochez les prestations voulues, puis Ajouter au devis. Elles arrivent avec une quantité de 1, que vous ajustez ensuite. Le total HT, la TVA et le total TTC se calculent tout seuls (un seul Total si vous êtes en franchise de TVA).
Conditions : la date Devis valable jusqu'au (30 jours par défaut), les Conditions de paiement, la case Devis gratuit (sinon, le prix du devis), et l'interrupteur Relances automatiques.

Cliquez sur Enregistrer le brouillon. Tant que le devis n'est pas envoyé, vous pouvez le Modifier autant que nécessaire, et le relire avec Télécharger le PDF (le PDF d'un brouillon porte la mention « BROUILLON »).

Envoyer le devis

Sur la page du devis, cliquez sur Envoyer au client, puis confirmez. Le devis reçoit alors son numéro définitif et ne peut plus être modifié. Votre client reçoit un email à votre nom, avec :

un lien pour consulter le devis et l'accepter ou le refuser en ligne ;
le devis en PDF, en pièce jointe.

S'il répond à cet email, sa réponse arrive directement dans votre boîte. Vous pouvez aussi lui envoyer le lien par SMS ou WhatsApp avec le bouton Copier le lien client.

Après l'envoi

Le statut du devis évolue tout seul : Envoyé, puis Vu quand votre client ouvre le lien, puis Accepté ou Refusé. Vous recevez un email dès qu'il répond.

Tant qu'il n'a pas répondu, ProxiFrance le relance automatiquement 3, 7 et 14 jours après l'envoi. Vous pouvez couper ces relances à tout moment depuis la section Historique du devis.

Une fois le devis accepté et le chantier terminé, le bouton Chantier terminé permet de demander un avis Google à votre client : c'est l'objet du guide sur les demandes d'avis.

Vous restez responsable du contenu de vos devis (prix, TVA, mentions) : les conditions sont détaillées à l'article 7 des CGV.